نظام إدارة الوثائق وأرشفتها
نظام إلكتروني متكامل لإرشفة الوثائق والمستندات ومحتويات وحدات التخزين الرقمية وإدارتها وتبويبها وذلك ابتداءً من :
- أرشفة الوثائق والمستندات الواردة للشركة مع وضع مجموعة من المعلومات الهامة عليها من ( المرسل - المرسل إليه - الشركة - درجة السرية - لمحة عن المحتوى - تاريخ الوصول - تاريخ الارسال - الملاحظات – التصنيف – مكان الوجود المادي ) مما يسمح للشركة بالبحث عن البريد بشكل سريع وسهل وترتيب المعلومات وفرزها ومعرفة المراسلات الخاصة بشركة معينة أو متابعة الوثائق التي بحاجة إلى توقيع أو تحصيل أو معالجة ؛ وذلك حسب القسم أو الموظف المسؤول أو درجة السرية أو الأهمية .
- أرشفة الكتب والوثائق الصادرة وذلك ضمن نماذج موحدة وجاهزة تساعد الشركة على توحيد شكل الوثائق الصادرة التي تتعامل معها ؛ ومراقبة هذه الوثائق ومتابعتها وحفظها بشكل منظم ومرقم ليتم تقديمها بتصميم موحد ؛ مع إمكانية متابعة سير عمل الوثيقة ضمن الأقسام الموجودة في الشركة ؛ ويساعد النظام من خلال توفير مكتبة كبيرة من النماذج المعدة مسبقا ( فاتورة – طلب اجازة – طلب شراء – أمر إخراج – طلب سلفة ) في تسريع واختصار الوقت اللازم لإنشاء هذه الوثائق .
- أرشفة محتويات وحدات التخزين وترتيبها وفهرستها مما يساعد على الوصول إليها بشكل سهل وبسيط ويسمح بالبحث عن أي محتوى ومعرفة مكانه مما يوفر الوقت والجهد الكبير المبذول في هذه العملية .
يعتبر إصدار وثيقة رسمية مؤرشفة ومرقمة من قبل أي منظمة أو شركة من أهم أولويات العمل والمظهر لديها ؛ ويمكّن هذا النظام الشركة من أرشفة وتوحيد النماذج والوثائق والكتب والقرارات التي تتعامل بها ضمن أشكال ومعلومات خاصة ومراقبة هذه الوثائق ومتابعتها ؛ ويقوم المستخدم بإدخال المعلومات المطلوبة ويقوم بطباعتها وأرشفتها بشكل تلقائي مما يسمح باختصار الكثير من الوقت والجهد ؛ كما يمكن الاحتفاظ بجميع الوثائق على أقراص ضوئية من أجل عمليات الأرشفة والعودة إليها في وقت لاحق .
ميزات النظام
الميزات الاساسية
أهمية البرنامج
- ضياع الكثير من الوقت في كتابة فاتورة أو عرض سعر أو كتاب رسمي . .
- عدم تنظيم الوثائق و ترتيبها حسب تسلسل معين .
- صعوبة البحث عنها وايجادها بسرعة .
- نسيان متابعة كتاب تم ارساله او فاتورة تمت المطالبة بها
- عدم توافر شكل نظامي موحد للكتب والوثائق الرسمية الرسمية مما ينقص من مدى احترافية الشركة
صممت شركة الأنظمة المتجددة للبرمجيات نظاما الكترونيا متكاملا لأرشفة الوثائق والمستندات الالكترونية وادارتها
• تخزين جميع المعلومات عن الوثائق والمعاملات والاوراق الهامة الواردة لمؤسستكم
• تخزين جميع المعلومات عن الوثائق والمعاملات والاوراق الهامة الصادرة عن مؤسستكم
• جميع الوثائق يتم تسجيل مجموعة من المعلومات الرقمية عنها تسهل البحث والترتيب والتصنيف
• المعلومات التي يتم الاحتفاظ بها عن الوثائق والصادرة عنها متضمنة الرقم الموجود على المعاملة والرقم التسلسل
• للمعاملة عن طريق النظام ، وحفظها أيضا حسب التصنيف والأقسام الموجودة أو حسب التصنيف المتبع في كل دائرة
• سهولة البحث عن الوثيقة بشكل سريع وبسيط وذلك عن طريق :الرقم التسلسلي للوثيقة ؛ الرقم الخاص بالوثيقة ؛ الجهة المرسلة الجهة المحول اليها ؛ الموظف المستلم ؛ قسم المتابعة ؛ كلمة ضمن الموضوع ؛ كلمة ضمن الملاحظات ؛ مع وجود خيارات أخرى كثيرة لعمليات البحث والترتيب والتصنيف نساعد على البحث السريع .
• اظهار قوائم للوثائق حسب التاريخ
• اظهار قوائم للوثائق حسب الوضع الحالي : بحاجة الى متابعة – بحاجة الى تدقيق – بحاجة إلى دراسة - ارشيف – ملغاة
• اظهار قوائم للوثائق حسب الجهة
• اظهار قوائم للوثائق حسب الموظف للمتابعة وخاصة الوثائق المحولة من قسم الى اخر
• صمم البرنامج بطريقة تمكن المستخدم من إدخال الوثائق بسهولة تامة وترتيبها وتصنيفها والحصول على المعلومات بشكل بسيط وسريع
• واجهات البرنامج بسيطة و متميزة تسمح للجميع باستخدامه بطريقة سهلة وإحترافية
• يسمح بإنشاء التقارير والتحكم بالحقول الموجودة بسهولة تامة .
• امكانية التعامل مع اكثر من ديوان اما الديوان العام أو الديوان الخاص بمكتب المدير
• صلاحيات أمنية للمستخدمين والتي تمكن من تطبيق مستويات من الحماية العالية لمنع الوصول إلى الوثائق أو البيانات الهامة
• تخصيص بعض الوثائق للمتابعة من قبل اشخاص معينين وتحويل الوثيقة من شخص لآخر عبر منظومة النظام بشكل يساعد على متابعة الوثائق حتى النهاية
• تخزين الوثائق بجميع اشكالها من صورة الى ملف pdf او ملفات الاوفيس أو ملفات الاتوكاد او اي نوع من أنواع الملفات
• التي يمكن تخزينها ضمن قواعد المعلومات مما يسمح بنقل وتخزين جميع الوثائق الى مخدمات اخرى وإجراء النسخ الاحتياطي
• إن تصميم البرنامج على قاعدة بيانات (SQL Server) أكسب البرنامج القدرة الكبيرة على الإحتفاظ بعدد هائل من المعلومات والبيانات طيلة فترة استخدام البرنامج ولسنوات عديدة .
• بناء نماذج قياسية للوثائق مما يساعد الشركة على توحيد مراسلاتها الصادرة
• يمكن اضافة العديد من النماذج للبرنامج حسب الحاجة
• ارشيف الوثائق القياسية للشركة واعطاء رقم اصدار
• امكانية تعديل النماذج بما يتناسب مع الشركة وأوراقها الرسمية
• الدعم الكامل لتعدد المستخدمين مع اعطاء صلاحيات مخصصة لكل مستخدم ولكل وظيفة